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Gestión de proyectos. (ficha técnica, carpetas de archivos, participantes, control y seguimiento de actividades, hitos...). Planificación de fases, actividades, tareas, calendario del proyecto (diagrama de Gantt). Gestiones administrativas (colegios, ayuntamientos, administraciones, etc.).

Gestión económica de proyectos. El control económico es uno de los elementos fundamentales en la gestión de proyectos. Motivos para realizar un control económico del proyecto: prever los costes del proyecto, calcular los honorarios en función de los costes, conocer con antelación las desviaciones de cada fase y tarea, conocer las causas de las desviaciones.

Elementos de control. Ficha técnica. Diario de proyecto y obra. Planificación con diagramas de Gantt. Control de obra: actas de obra. Control económico: presupuesto, honorarios y análisis económicos. Revisión de proyectos y documentos (listas de chequeo).

Planificación: organización del proyecto. La planificación define la estructura y secuencia de actividades. Es el medio más eficaz de organización del proyecto y del equipo de trabajo. La planificación es el elemento principal de control del proyecto y de ésta depende posteriormente el análisis eficiente del progreso técnico y económico. La planificación requiere dividir las actividades en tareas elementales asociadas a un recurso. Mediante la lista de tareas es posible detectar incidencias y desviaciones y emprender medidas preventivas y correctivas. Una vez concluido el proyecto, la planificación es la base para realizar diferentes análisis. Seguimiento gráfico de tareas (diagrama de Gantt). Control y seguimiento de recursos, plazos y prioridades. Informes del progreso por proyecto, fase, tarea, recurso, etc. Informes de tareas pendientes por recurso. Con el proceso de planificación se establece qué hay que hacer (estructura de actividades y tareas), cómo (modelo de trabajo) y quien lo tiene que hacer (recursos). La planificación requiere establecer los siguientes pasos: fases, identificar las actividades (tareas), calendario (plazos) y relaciones entre tareas (dependencias).

Gestión documental: documentos ordenados y clasificados. Los documentos son elementos básicos del proyecto que durante su ciclo de vida generan un gran número de "revisiones" por las distintas modificaciones. Gestproject® crea una colección de documentos clasificados según los criterios necesarios (fases, tipología y contenido). El equipo de trabajo dispone de una distribución completa de documentos en su última "revisión". Con la gestión integrada de documentos mantenemos la trazabilidad u origen de las modificaciones y reducimos el tiempo de consultas y búsquedas. El intercambio de información es una de las actividades principales de coordinación del equipo de trabajo y colaboradores. La organización y control es un factor clave para reducir errores o incidencias por utilizar documentos "obsoletos". El control de los documentos evita la información duplicada, dispersa y sin control.

• Ciclo del documento: control de "revisiones".

Asistente de proyectos. La gestión de Gestproject® agiliza la organización general de cada proyecto mediante un asistente para copiar un proyecto "tipo" que contiene el modelo de gestión y organización: ficha técnica, planificación (tareas, plazos y recursos), documentos (planos, memorias, etc.) y listas de revisiones.

Área de contactos

BD de participantes y contactos. Cada proyecto tiene una relación de agentes participantes y contactos que facilita la organización y comunicación, así como localización de direcciones, correo electrónico, teléfonos, etc.: clientes, colaboradores, constructoras, proveedores, instaladores, subcontratistas, suministradores, etc. Gestión de participantes: completo historial de los proyectos donde participa, etc.

Gestión de recursos internos. Relación del personal con sus datos generales: técnico: proyectos donde participa; económico: nóminas, costes y ocupación (partes de trabajo). El recurso tiene un entorno de trabajo individual en función del permiso asignado: proyectos favoritos, tareas pendientes, mensajes internos sin leer,notas.

Área de Gestión

Control de la documentación. Lista de planos y revisiones. Exportación de documentos e informes a Microsoft® Office®, PDF®, etc.

Comunicaciones. Control del flujo de documentos de entrada y salida (e-mail, fax, correspondencia, requerimientos, etc.). Es un canal eficaz de comunicación, organización y coordinación.

Documentación externa. Normativa y biblioteca de documentos. Control de la normativa o legislación vigente, información técnica de interés para el desarrollo de la actividad, biblioteca, artículos, etc.

Agenda. Control de la normativa o legislación vigente, información técnica de interés para el desarrollo de la actividad, biblioteca, artículos, etc.

Área de Administración

Presupuestos de honorarios. Es un elemento de control económico que permite realizar una previsión de costes para compararla con la real. Es posible gestionar los presupuestos de varias empresas o autónomos a la vez. Los costes del proyecto se dividen en: generales y de personal. El coste general es cualquier gasto directo que tendremos que realizar para el desarrollo del proyecto (colaboradores, visado, material de oficina, copias, etc.). El coste de personal es el derivado del tiempo dedicado al desarrollo del proyecto. El presupuesto lo podemos calcular a partir de la previsión del coste o por valores de las tablas colegiales (calculo externo).

Facturación. Registro de la factura emitida, incluyendo en el caso necesario suplidos. Es un elemento de control económico que permite consultar la facturación por proyecto o grupo, comparativa con el presupuesto, importes pendientes de facturar, estado del cobro, etc.. Registro de la factura de los proveedores. Es un elemento de control económico que permite consultar: costes por proyecto y grupo, comparativa con el presupuesto, estado del pago, etc. Registro de los abonos o rectificativas da cada grupo de facturación.

Costes de personal. La asignación del coste hora del personal es una de las actividades necesarias para que Gestproject 2010 calcule el coste total de las tareas en cada proyecto y fase. Este formulario muestra el histórico del coste hora del personal.  Se puede imputar por horas (coste directo) o por nómina (estructural o indirecto).

Área de Consultas y Análisis.

Informes técnicos: incidencias, reuniones, modificaciones, visitas a obra, actas...

Consultas e informes. Gestproject® 2010 dispone de una completa colección de consultas y más de 100 informes prediseñados (técnicos, administrativos, económicos, etc.) listos para imprimir.

Diseñador de informes. El diseñador integrado permite fácilmente  personalizar y maquetar cada informe y añadir nuevos. Con la configuración de "vistas" se puede personalizar las diferentes consultas para disponer de la información útil al instante. Exportación directa a PDF®, Excel®, Word®, etc. Se pueden añadir campos concretos (fecha, participantes, nombre de proyecto, etc.), logotipos de la empresa, se pueden cambiar fuentes, formatos y estilos. Se pueden añadir nuevos informes exportados o creados por otros usuarios de Gestproject®.

Consultas económicas. Gestproject® hace un cálculo de costes estructurales de la oficina en función de los costes indirectos según la ocupación del proyecto en el año. Un proyecto al que se le ha dedicado el 20% de horas, tendrá un coste indirecto del 20%. El origen del importe de los costes indirectos son las facturas recibidas (sin proyecto asociado) y las nóminas de personal con la opción "Estructural" marcada. Es posible consultar la información tanto en proyecto como en las consultas económicas.

Área de Calidad

Documentos del sistema. Registro de los documentos del sistema (manual de calidad, procedimientos, instrucciones técnicas y formatos) y control de revisiones y la lista de distribución. Al revisar o aprobar los diferentes campos del registro con los botones "Revisar" y "Aprobar" (estará disponible si disponemos del permiso correspondiente), se rellenarán los campos con el nombre del usuario actual de la sesión de Gestproject, y no se podrá cambiar posteriormente.

Objetivos. Registro y seguimiento de los objetivos anuales. Para el control y seguimiento de cada registro (objetivos, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, evaluación de proveedores, satisfacción de clientes, formación y auditorias) disponemos de una consulta particular (Ver menú "Consultas\ Calidad\Registros").

Responsabilidades. Registro de las diferentes responsabilidades de cada puesto o cargo y departamentos.

No conformidades. Registro de las no conformidades. Para el control y seguimiento de cada registro (objetivos, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, evaluación de proveedores, satisfacción de clientes, formación y auditorias) disponemos de una consulta particular (Ver menú "Consultas\ Calidad\Registros").

Acciones Correctivas y Preventivas. Registro de las acciones correctivas y preventivas. Para el control y seguimiento de cada registro (objetivos, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, evaluación de proveedores, satisfacción de clientes, formación y auditorias) disponemos de una consulta particular (Ver menú "Consultas\ Calidad\Registros").

Evaluación de clientes y proveedores. Registro de las encuestas de satisfacción de clientes basadas en una metodología que nos permite conocer y medir el grado de satisfacción de los clientes. De la misma manera evaluamos la calidad de nuestros proveedores.

Plan de formación. Planificación de la formación de calidad, del personal, establecer los requisitos de formación, centros de impartición, en función de las necesidades de cada puesto de trabajo. Con Gestproject cada ficha de personal tiene asociado el plan de formación de forma automática.

Auditorías. Marco de referencia para la planificación, seguimiento y ejecución de las auditorías internas de calidad. Control de las acciones necesarias debidas a las auditorias.

Registros. Control de los registros de calidad agrupados.